Vlekkenplan
Om samen terug op de campus te werken, moeten we ook praktische afspraken maken. Dit heeft te maken met zowel de verwachtingen van aanwezigheid alsook de werkbaarheid van de derde verdieping.
De belangrijkste afspraken vanaf maandag 5 september. Deze afspraken zijn vooralsnog alleen van toepassing op sociale zaken, in afwachting van een organisatiebreed thuiswerkkader.
- Elke voltijdse medewerker wordt minimaal drie dagen, maximaal vier dagen op de Welzijnscampus verwacht. Er is dan voor heel je team een plek op de Welzijnscampus.
- De overige dagen kan je thuis werken of is er een bureau op Europeion (derde verdieping) beschikbaar
- Op maandag, dinsdag en donderdag treedt een nieuw ‘vlekkenplan’ in werking. Hierin is plaats voor de teams die die dagen op de campus mogen zijn om bij elkaar te zitten. Voor de andere teams zijn op die dagen geen bureaus beschikbaar.
- Op dinsdagavond, woensdag en vrijdag verloopt het als de huidige praktijk. Iedereen die op de campus wil werken, is welkom en mag een bureau uitkiezen.
- Voor de permanenties (TP1, TP2, TP3, TP4 wonen, administratiepermanentie, teamleider van permanentie) zijn en blijven aangewezen plaatsen voorzien, namelijk:
- TP 1 en 2: permanentiebureau 1 (G2 op de plattegrond)
- TP 3: permanentiebureau 2 (G1 op de plattegrond)
- TP 4 wonen: Perron 4 (U2 op de plattegrond)
- Permanentie administratie: huidige plaats in bunker
- Permanentie teamleider: Perron 3 (U3 op de plattegrond)
- Het telefoonlokaal zal gebruikt worden voor telefoon en post
Het is de bedoeling dat de TP doorgaat in de voorziene lokalen en niet in de flexruimte.
Natuurlijk snappen we dat er al planningen zijn waarvoor je op de campus aanwezig moet zijn. Hieronder een aantal voorbeelden en de oplossingen die geacht worden:
- Ik heb TP op donderdagvoormiddag maar mijn team is die dag niet op de campus -> In de voormiddag zit je in het aangewezen lokaal voor TP; in de namiddag werk je thuis of op Europeion
- Ik heb in de namiddag bureelgesprekken gepland maar mijn team is die dag niet op de campus -> In de voormiddag werk je thuis of op Europeion, in de namiddag is jouw bureau in het gesprekslokaal
- Ik wil naar het broodje sociaal beleg maar mijn team is die dag niet op de campus -> je werkt vanuit thuis of Europeion en bent van harte welkom voor het broodje. Daarna vertrek je weer naar een andere werkplek.
- Ik moet op dinsdagavond naar het BCSD maar word niet op de campus verwacht op dinsdag -> je werkt overdag thuis of op Europeion, vanaf 16 uur mag je op de campus een bureau uitzoeken.
- Ik heb LWO-doorgave op een dag dat mijn team niet op de campus is -> je kan tot 9 uur (of tussen 12 en 13 uur bij een middag-LWO) plaatsnemen op een ‘uitwijkplek’ op de derde verdieping. Daarna ga je naar je gesprekslokaal en blijft daar het dagdeel zitten. Je maakt de uitwijkplek weer vrij. Het andere dagdeel werk je thuis of op Europeion.
De overleglokalen, zowel de grote lokalen als de perrons (en in de namiddag permanentiebureau 2), blijven te boeken voor (digitale) overleggen. Het is vanzelfsprekend niet de bedoeling om deze te boeken om een dag(deel) alleen in te werken.
We weten dat er in deze planning op sommige momenten ook ruimte ‘over’ is, zeker tijdens vakantieperiodes of teamvergaderingen. We zullen deze ruimte nodig hebben om ook fijn te werken op de campus. Het is niet de bedoeling dat je een bureau gebruikt omdat het toch vrij is.
Verdere afspraken om het samen werken aangenamer te maken, worden binnenkort gecommuniceerd vanuit de werkgroep hybride werken.
Mocht de planning of werkwijze niet aansluiten bij jouw taken of verplichtingen, kan je met je teamleider bespreken of het mogelijk is individuele afspraken te maken.
Verdeling:
Om te voorkomen dat de teams die het vroegst beginnen wel bij elkaar kunnen zitten en anderen niet, is er toch een verdeling gemaakt over de eilanden. De AMW-teams zijn samengevoegd; omdat er altijd twee teams aanwezig zijn, is het het handigst als het ene team bij eiland 4 of 5 begint en het andere team vanaf eiland 8 start. Uitgangspunt is dat zo min mogelijk teams moeten schuiven door het kantoor.
Naast bovenstaande verdeling en de permanenties zijn er nog bureaus voorzien voor een aantal taken. Hier zijn geen vaste bureaus aan toegewezen, maar wel een plaats voor berekend.
- Stagiaires
- Een comitéverwerker op maandag
- Een MMC-lid op maandag
- De persoon met de agressietelefoon
- Een persoon voor doorgave daklozen op donderdag
Overige opmerkingen:
- De uitwijkplekken zijn bedoeld voor mensen die ‘even’ een bureau beschikbaar moeten hebben. Bijvoorbeeld beleidsmedewerkers, coördinatoren, maar ook ma’s die om 10 uur een afspraak hebben in een vergaderzaal. Op die plek kan je dan tot 10 uur plaatsnemen. Het is de bedoeling dat je je spullen meeneemt als je elders in vergadering gaat.
- Eiland 10 is gereserveerd als ‘stilte-eiland’. We gaan uitproberen of dat werkt. Je kan hier gaan zitten om even door te werken. Dit kan voor een dag(deel) zijn, maar ook voor een uurtje als je elders, bij je team, je eigen bureau houdt.
We vragen expliciet hier niet meer te gaan zitten om te overleggen en ook niet naar de mensen die hier zitten toe te lopen voor vragen.
Werken op Europeion
- Wanneer je op Europeion werkt, kan je vanzelfsprekend gebruik maken van de personeelsparkeerplaats achter Campus Blairon. Deze is toegankelijk met je tikkaart.
- Alle andere toegangen op Europeion werken ook met je tikkaart. Ook de printer kan je daar gebruiken.
- Onze plaatsen bevinden zich op de derde verdieping; als je uit de lift stapt aan de linkerkant en direct weer links. Er hangt een bordje ‘flexplekken sociale zaken’ op de deur.
- Op de gang in de derde verdieping staat een watermachine, aan het begin van de gang zijn toiletten en keuken voor koffie/thee. Eten kan aan tafeltjes op de derde verdieping of op Blairon.
- Mocht je een deel van de dag een aparte ruimte nodig hebben, is dit net zo te reserveren als op de welzijnscampus. De lokalen daar beginnen met EU in de Outlookagenda.